Digitalisér din virksomhed

Vi er igen og igen stødt på 3 områder, som med fordel kan digitaliseres i rigtigt mange virksomheder.

Selvom det meste i princippet kan digitaliseres i en virksomhed, betyder det ikke, at det er en fordel at gøre det. Det er vigtigt at have sat sig nogle klare mål, før man kaster sig ud i digitaliseringens jungle. Ellers ender det potentielt blot med at blive en dyr fornøjelse, der ikke tilfører nogen målbar værdi til virksomheden.

Fakturering og bogholderi

Har du mange kunder, fører der typisk også en kompliceret faktureringsproces med. Dette er jo glædeligt for omsætningen, men det er også et område hvor der typisk kan opstå fejl. Det er typisk fordi din bogholderen skal indsamle data fra mange systemer, før der kan sendes en faktura til kunden. Det kan være svært for andre end dem, der sidder med faktureringen at identificere disse problemer og spørger du dem vil du typisk få svaret at “Det går fint. Der er ingen problemer!”. Dette er fordi at dine dygtige medarbejdere har gjort det så mange gange, at processerne sidder på rygraden. Af den grund kan det være svært at finde hullerne i osten.

Derfor skal du kigge på den samlede tid, der bliver brugt på fakturering hver måned. Vi har samarbejdet med virksomheder, hvor medarbejdere har brugt dage eller uger (!) på de manuelle faktureringsprocesser. Er dette også tilfældet i din virksomhed, bør du stille dig selv spørgsmålet, om ikke dette kan gøres smartere digitalt. En faktureringsproces bør ikke tage mere end et par klik med musen, når det er digitaliseret. Der kan derfor være utroligt mange penge at spare på dette område, samtidigt med at du oplever færre fejl og mindre sårbarhed ved udskiftning af nøglemedarbejdere.

Indtastning af samme data i flere systemer

Et område hvor de fleste virksomheder kan optimeres er på selve data delen. Kender du for eksempel det, når du skal oprette en ny kunde, så skal du lige huske at indtaste den samme data i flere systemer. Dette betyder, at hvis kunden skifter oplysninger (og det gør de), så glemmer du måske at rette disse oplysninger i samtlige systemer, og dette betyder dermed, at datoen bliver ubrugelig. I den perfekte verden bør du ikke indtaste den samme data mere end én gang – Gør du dét, så står du med et område, hvor der potentielt kan opnås store fordele ved digitalisering.

Områder med mange manuelle fejl

Har du områder i din virksomhed, hvor der igen og igen opstår fejl? Er kunderne utilfredse med bestemte dele af processen? Vi oplever, at kunderne kan hjælpe dig med at være et forstørrelsesglas, der med kirurgisk præcision kan vise dig, hvor du bør optimere din virksomhed. Har du områder, hvor du ved, at du har udfordringer, kan der i mange tilfælde kigges på processerne og en del af dem kan typisk digitaliseres til fordel for din virksomhed og dine kunder.

Kunsten er dog her at finde ud af præcist hvad og hvordan digitaliseringen skal foregå. Dette forventer vi absolut ikke at virksomhedsejere selv skal have det fulde overblik over.

Hvordan kommer man igang?

Når du har identificeret et eller flere overordnede områder, der potentielt kan digitaliseres, begår mange den fejl at begynde med at udarbejde en udførlig kravspecifikation af præcist, hvad og hvordan der skal udvikles. Vi mener, at dette er den væsentligste årsag til at IT-projekter kuldsejler.

Vores erfaring viser, at den sikreste og bedste måde at gribe digitaliseringen an på, er ved så tidligt som muligt i forløbet at involvere den potentielle IT-leverandør, der kan rådgive og sparre omkring projektet.

Du behøver ikke have svarene på alle spørgsmålene, før du kontakter sådan nogle som os! Du skal blot identificere, hvor problemerne ligger, og så skal vi med vores erfaring og forretningsforståelse nok hjælpe dig med at finde ud af hvordan det kan løses bedst muligt. Vi har trods alt et stort bagkatalog af digitaliseringsopgaver vi kan trække på.